ホームページの文章の書き方｜伝わる型と問い合わせが増える手順

ホームページの文章は、読み手を1人に絞り、結論、理由、具体例の順に書くと伝わりやすくなります。会社が言いたいことを並べるのではなく、読み手が今抱えている課題から書き始めることが出発点です。本記事では伝わる文章の型と書く手順、問い合わせにつながる具体的な工夫、自社作成と外注のどちらを選ぶべきかの判断基準まで解説します。

ホームページの文章が「伝わらない」と言われる理由

ホームページの文章が分かりにくいと言われるとき、多くの場合、書き手が会社側の言いたいことだけを一方的に並べてしまっています。サービス内容や実績を項目ごとにただ羅列するだけでは、読み手は自分に関係がある情報かどうかをその場で判断できず、途中でページを離れてしまいます。

もう一つの原因は、構成をまったく作らずにいきなり本文を書き始めてしまうことです。見出しごとに何を伝えるかをあらかじめ決めないまま書き進めると、話の途中で論点が逸れたり同じ内容を何度も繰り返したりして、結果的に長いだけで読みにくい文章に仕上がってしまいます。書き終えてから構成を直す作業は、最初から構成を作るより手間がかかります。

文体が統一されていないことも、読みにくさの大きな原因の一つです。ページによって「です・ます」調と「である」調が混在していたり、担当者が変わるたびに言い回しの癖が違っていたりすると、同じ一つの会社が発信している情報だとは読み手に伝わりにくくなってしまいます。

こうした課題を避ける近道は、公開する前に事情を知らない第三者に文章を読んでもらうことです。書いた本人は内容をすでに理解しているため違和感に気づきにくいものですが、社内の別部署の人に読んでもらうだけでも、説明不足な箇所や伝わりにくい表現が見つかりやすくなります。

• 会社の言いたいことだけを並べている
• 誰に向けて書くかが決まっていない
• 見出しごとの役割が整理されていない

書く前に決める3つの要素｜誰に・何を・どんな結果

文章を書き始める前に、誰に向けて、何を提供して、どんな結果を出せるのかという3点をあらかじめ整理しておくと、書いている途中で内容がぶれることがなくなります。読み手を年齢や職業だけで捉えるのではなく、今どんな課題で悩んでいるのかまで具体的に想像しておくことがポイントです。

実際の支援現場でよくあるのは、担当者が読み手の課題ではなく自社の強みや実績を先に書こうとして、途中で手が止まってしまうケースです。まず読み手が今抱えている課題を1つに絞り込み、その課題に対して自社が出せる結果を1文で言い切れるかどうかを確認すると、文章全体の軸が定まりやすくなります。

たとえば採用ページであれば、応募を迷っている求職者に対して入社後の具体的な働き方という結果を提示する書き方と、自社の歴史やこだわりだけを丁寧に説明する書き方とでは、同じ内容量でも読み手の反応が大きく変わってきます。3要素を先に整理してから書き始めると、こうしたずれを未然に避けられます。

整理した3要素は、そのままページの構成メモとしても活用できます。誰に向けた話なのか、何を提供するのか、どんな結果につながるのかをあらかじめ冒頭にメモしておけば、複数人で文章を分担して執筆する場合でも、担当者ごとに内容の方向性がぶれにくくなります。書き始める前のこの一手間が、後からの大きな修正を減らします。

伝わる文章の型と書く手順

文章の型を決めずに書き始めると、書きながら内容が途中で散らかってしまい、後から何度も修正する時間がかかってしまいます。ホームページの文章では、結論、理由、具体例、結論の順に書くPREP法という型が使いやすく、迷ったときの基本形として覚えておくと文章作成の速度と安定感が増します。

型に沿って書く場合であっても、書き始める前に構成のメモをあらかじめ作っておくと近道になります。箇条書きやマインドマップを使って見出しごとの要点を先に書き出してから本文を肉付けしていくやり方にすると、書き直しの回数を大きく減らすことができます。メモを作る段階で行き詰まったら、その見出し自体が不要な可能性も疑ってみましょう。

一つのページの中でも、リード文と本文とでは求められる役割が異なります。リード文は結論を先に示して読み手の興味を引く役割、本文はその結論を理由と具体例で裏づける役割という違いを意識しておくと、同じ型を使う場合でも読み手に応じた書き分けがしやすくなります。

他にもSDS法(要点・詳細・要点)やPASONAの法則など、文章の型はいくつも存在しますが、まずはPREP法だけを使いこなせるようになれば、ホームページの大半のページは無理なく書けるようになります。型を切り替えるのは、書きながら内容と合わないと感じたときで十分です。

問い合わせが増える文章にするにはどうすればいい？

内容そのものが整理できていても、書き方が抽象的なままだと読み手には刺さりません。数字や固有名詞を具体的に入れる、漢字を3文字以上続けて使わない、1つの話題を200から300字程度でまとめるといった細かな工夫の積み重ねが、最後まで読んでもらえるかどうかを大きく左右します。

見出しだけを読んでも内容のおおよそが伝わるようにしておくことも欠かせません。読み手はまずページ全体を流し読みしてから、じっくり本文を読むかどうかを判断するため、見出しの中に結論や数字を入れておくと、離脱される前に興味を引き止めることができます。見出しだけを並べて読んでも意味が通じるかを、公開前に確認する習慣をつけましょう。

当社の支援先でも、ページの文章と導線をあらためて整理し直しただけで、CV率が1.2%から2.8%まで改善した事例があります。デザインを大きく変えなくても、文章の書き方を見直すだけで問い合わせの数は変わります。詳しい改善の進め方は事例ページでもあわせて紹介しています。

箇条書きを効果的に使うことも、読みやすさを支える工夫の一つです。条件や特徴が3つ以上並ぶ場面では、文章で説明を続けるよりも箇条書きに切り出したほうが、読み手は一目で内容を把握でき、途中で読むのをやめてしまうリスクを減らせます。料金プランや対応内容の一覧など、他社と比較されやすい情報ほど、この書き方の効果が出やすくなります。

• 数字や固有名詞を入れて具体的に書く
• 1つの話題は200〜300字程度でまとめる
• 見出しだけで結論が伝わるようにする
• 文末の「ですます」調を統一する

文章は誰が書くべき？自社作成と外注の判断基準

ホームページ制作を外部に依頼すると、デザインさえ発注すれば文章も自動的に仕上がると思われがちですが、実際には別の作業として発生します。デザイナーが仮の文章を仮置きすることはあっても、自社の強みや実績を正確に伝える文章は、社内の担当者かライティングの専門家が別途作り込む必要があります。

自社で書く最大の利点は、実績や顧客の声をその場で具体的に書き込めることです。一方で、書く時間がまとまって取れない、社内の言葉をそのまま客観的な表現に整えられないという課題も出てきます。外注する場合は原稿を丸投げにせず、自社の実績や数字を提供しながら一緒に作り上げる進め方が失敗を防ぎます。素材の提供が少ないほど、原稿は当たり障りのない内容に寄りがちです。

特に問い合わせや採用につながるページほど、書き手が業界や自社の事情をどれだけ深く理解しているかによって完成度が変わってきます。外注先を選ぶときは、単純な文章力だけでなく、打ち合わせの中で自社の強みをどれだけ丁寧に引き出してくれるかという点もあわせて確認しておくとよいでしょう。

どちらを選ぶ場合でも、公開後に反応を見ながら文章を手直しできる体制を残しておくことが大切です。一度書いた文章を完成形と考えず、問い合わせ数やページの滞在時間を見ながら定期的に見直していく前提で進めると、成果につながりやすくなります。書いて終わりにしない姿勢が、結果として伝わる文章への一番の近道になります。