【導入事例】製造業：Excel集計の月末残業をゼロに｜名古屋市・金属加工

本事例は、当社（株式会社UniGain）の支援内容をもとに作成した導入モデルケースです。数値は実際の支援に基づく代表値で、特定のお客様の実話ではありません。名古屋市の金属加工（町工場）を想定し、属人化していたExcel集計を自動化して月末残業を解消した進め方をまとめました。

お客様の状況｜名古屋市・金属加工（従業員25名・事務2名）

自動車部品まわりの金属加工を手がける町工場。従業員25名のうち事務は2名で、受注・在庫・出荷データのExcel集計とレポート作成が特定の事務員に属人化し、その担当者が毎月およそ40時間を費やして資料を作り続けていました。

「その人が辞めたら回らない」という専務の不安が出発点でした。月末はその担当者の残業が常態化し、見積も過去ファイルを探して都度手作業で作っていました。他の社員は集計の仕組みを把握しておらず、有給休暇も月末は取りにくい状態が続いていました。

相談を受けた当初は、Excelの関数を直すだけで十分だと考えていました。しかし話を聞くほどに、集計の元になるデータそのものが表記ゆれだらけで、関数の修正だけでは根本解決にならないことが現場の担当者への聞き取りで分かってきました。

経営側の判断として、事務2名体制のまま業務量を減らすのか、増員するのかという分岐点でもありました。増員より先に、まず今の業務量そのものを圧縮できないかという相談から支援が始まり、3か月の計画で動き出しました。

• 受注・在庫・出荷の集計が特定の事務員に属人化（月約40時間）
• 月末は担当者の残業が常態化
• 見積は過去ファイルを探して都度手作業

取り組んだこと（期間：約3か月）

Excel集計と月次レポート作成を、AIとノーコードツールで自動化しました。以前は月末にまとまった時間を取って行っていた作業を、毎月のルーティンをボタン一つで完了できる状態にすることを、まず最初のゴールとして設定しました。

自動化の対象にしたのは、受注一覧表・在庫棚卸表・出荷実績表の3つの帳票です。受注データは基幹システムから週次でExcelに書き出し、在庫は担当者が毎朝手入力、出荷は納品書の控えを月末にまとめて集計する運用で、3つとも書式がばらばらのまま長年運用されていました。

この3系統をノーコードツールで連携し、受注が入力された時点で在庫と出荷見込みが自動反映される仕組みに変更しました。月次レポートも、集計済みのデータをテンプレートに流し込むだけでグラフ付き資料が完成する形にし、体裁を整える作業自体をなくしました。

さらに、過去の見積データをもとに見積の下書きをAIで生成し、担当者は調整のみを行う形に変更しました。手順は操作画面のスクリーンショット付きでマニュアル化し、担当者が変わっても回る状態まで伴走しました。

つまずきと対処｜データ整備に想定の倍の時間がかかった

過去データには品番や単位の表記ゆれが多く、最初のデータ整備に想定の倍の時間がかかりました。ここでつまずく前提で計画を立てていなかったことが、そもそもの見通しの甘さで、着手前の想定より2週間ほど余分にかかり、当初のスケジュールを組み直しました。

表記ゆれの具体例は、品番の全角・半角の混在、ハイフンの有無、数年前に廃番になった旧品番が現行データに残っている、といったものでした。同じ部品が違う品番で複数登録され、在庫が二重に数えられているケースも十件以上見つかりました。

対処として、まず正しい品番を確定させるマスタ表を作り、旧品番と現行品番の対応関係を一覧化しました。現場の担当者に一つずつ確認してもらう地道な作業でしたが、ここを飛ばして自動化を進めると、後工程の在庫や見積の数字がずれる原因になります。

ここを焦らず丁寧に進めたことで、自動化後の誤集計がほぼ出ず、結果的に近道になりました。製造業の現場を支援する中で感じるのは、自動化の成否はツールの高性能さよりも元データをどれだけ整えられるかで決まるという点です。

成果

集計・資料作成の工数を大幅に削減し、月末残業がほぼ解消しました。属人化も手順化によって解消し、担当者が休んでも別の社員が集計作業を代われる状態になり、月末だけ出社時間が遅い他の社員も、抵抗なくマニュアルを見ながら代役に入れるようになりました。

見積作成も、下書きをAIが自動生成する形に変えたことで、担当者は数量と単価を確認して微調整するだけで済むようになりました。過去の類似案件を探す手間がなくなった分、見積提出までのリードタイムも短くなり、受注確度の高い案件から優先的に対応できるようになりました。

専務からは、数字の削減以上に「誰かに依存しない体制になったこと」への評価をいただいています。担当者本人も、月末に残業前提で予定を組む必要がなくなり、繁忙期の見通しが立てやすくなったと話しています。

他の定型業務への横展開｜日報・在庫・見積

受注集計の自動化が定着した後、同じ考え方を日報・在庫・見積の3業務に広げました。現場の日報は紙とExcelが混在していましたが、スマートフォンから入力できるフォームに変更し、その場で在庫データに反映される仕組みにしました。

在庫管理は、発注点を下回った品番をAIが自動で拾い上げて担当者に通知する仕組みに変更しました。従来は棚卸のたびに手作業で確認していた欠品リスクを、日次でチェックできるようになり、急な欠品による納期遅れも減りました。

見積作成は、過去の類似案件をAIが自動で探し出し、単価と数量の下書きを提示する形に変更しました。担当者は下書きを確認して調整するだけで済むようになり、ゼロから見積を組み立てる手間がなくなり、繁忙期でも見積の停滞が起きにくくなりました。

この3業務に共通していたのは、紙やExcelへの手入力が起点になっていた点です。入力の起点を一つに絞り、そこから他のデータへ自動で波及させる設計にしたことが、横展開をスムーズにした要因で、最初の受注集計と同じ設計思想を使い回せました。

• 日報：紙とExcelが混在→スマホ入力でその場で在庫に反映
• 在庫：棚卸のたびに手作業で確認→発注点割れをAIが自動通知
• 見積：過去ファイルを探して都度作成→類似案件の下書きをAIが提示

同じ町工場が再現するための進め方

属人化したExcel業務の自動化は、いきなり全部を仕組み化しようとすると挫折しがちです。本事例でうまくいったのは、まず受注集計という一業務に絞り、そこで型ができてから在庫・出荷へ広げた順番でした。対象を一つに絞るほど、最初に必要なデータ整備の量も読みやすくなり、現場の負担が小さくなります。

あわせて、自動化と同時に手順をマニュアル化しておくことが、属人化の再発を防ぐ鍵になります。『担当者が辞めたら回らない』状態を抜けるには、ツール化だけでなく、誰が見ても同じ手順で回せる状態まで整えることが欠かせません。

設定よりも、元データの表記ゆれをどこまで整えられるかが、自動化後の誤集計を左右します。日報・在庫・見積のように対象業務が増えるほど、この土台づくりの丁寧さが後々の運用の安定度に直結し、後戻りする手間を減らします。

進め方の順番を誤らなければ、事務2名体制のような小規模な現場でも、外部に一気に任せきらず自社のペースで自動化を進められます。まずは一番負担の大きい業務から着手し、型ができた業務から順に広げていくことを、同じ悩みを抱える町工場にはおすすめしています。

• 自動化する業務を一つに絞る（まずは受注集計など）
• 品番・単位などの表記ゆれを先に整える
• ボタン一つで回る状態にしてから次の業務へ広げる
• 手順をマニュアル化し、担当者が変わっても回るようにする